Tag Archives: kontrola

DealCentury1

Jedno veliko čekanje… lekcija (63)

Posao veka - imdb.com
Posao veka – imdb.com

Sledeći klip je iz malo poznatog filma sa Čevijem Čejsom u glavnoj ulozi (Posao veka). Parodija i satira o prodavcima oružja i sjajna lekcija o životu.

Na stranu lepa glumačka ekipa i odlična Čevi Čejs – više je bitna scena u kojoj jedan prodavac čeka poziv koji nikako da stigne.

Svaki put kada čujem kukanje i čekanje da posao “dođe”,  “namesti”, “sredi” setim se ovog filma, scene kao i uzaludnosti čekanja stvari nad kojima nemamo kontrolu i gubljenju mnogih drugih koje su nam tu ispred nosa.

I naravno onih koji priliku koriste da ućare nešto.

Dva penzionera - Haris Čengić via Flickr (CC BY-ND 2.0)

Kontrola kvaliteta (1)

Dva penzionera
Dva penzionera – Haris Čengić via Flickr (CC BY-ND 2.0)

Poslednjih 11 godina ljudi odlaze u penziju. Tj oni koji dožive godine kao i staž propisan zakonom. U pitanju je ne tako komplikovana procedura ali zahtevna za koju se spremate mesecima pre samog prelaska iz zaposlenog u penzionera. Jel jelte imate vremena.

Sticajem okolnosti bliska osoba nesebično već 10 godina pomaže prijateljima, komšijama, poznanicima, bivšim kolegama da prođe kroz proceduru odlaska u penziju. Mnogi ne znaju svoja prava a ni država sa svojim PIO fondom ne ukazuje na sve stvari. Da ne bih ulazio u mnogobrojne slučajeve koji su prošli kroz ruke – recimo da predstavnici PIO fonda baš i nisu zainteresovani da reše ažurno predmet i aktiviraju nečiju penziju. Na stranu to što penzionera baš i nema previše kako se starosna granica pomera iz godine u godinu.

Ali da se vratimo na kontrolu kvaliteta.

Pre više od 30 godina, tadašnji PIO fond je uposlio studente preko studentske zadruge da vrše unos podataka u informacioni sistem o uplaćenim porezima/doprinosima tj svemu. Zbog čega ova informacija.

Slučajno se desilo to da su tokom unosa podataka (barem tako tvrde iz PIO fonda), studenti promašili jednu nulu. Umesto npr 150.000 dinara uneto je 15.000. Ta greška se desila 80-tih godina. Posle 30 godina ljudi koju odlaze u penziju započinju proceduru i dobijaju rešenje o tome kolika će im biti penzija. Stim da to nije njihova realna penzija. Jedna godina radnog staža im je umanjena za 90%. Na 30 i više godina staža to izgleda kao mala stvar… Kod nekih je to dosta na godišnjem nivou.

U svakom slučaju – od 46 ljudi koji su prošli kroz pomoć i proceduru samo 9 je imalo obračun tj kvalitetno dokumentovan radni staž i rešenje za penziju. To je malo manje od 20% predmeta.

Dvadeset procenata rešenja bez problema je veoma mali procenat, što znači da preostalih 80% ima problema u dokumentaciji i oduzima vreme službenicima u PIO fondu i koči procesiranje novih zahteva.

Kontrola kvaliteta se zasniva na tome da se analiziraju baze podataka po unosu (registrovana suma u informacionom sistemu naspram izveštaja sa računa za svaku godinu ili mesec), detektovanje problematičnih predmeta (npr iz iste kompanije ili godine unosa podataka) i preventivno regulisanje problema.

Na stranu to da ljudi koji su imali velike plate i plaćali prema tome veoma velike iznose PIO fondu imaju problema da realizuju svoju penziju – jer je veoma sumnjivo da je neko imao toliku platu.

Sve u svemu kontrola kvaliteta informacija, u ovom slučaju, predstavlja osnovu efikasne organizacije. Niti jedna organizacija nije imuna na ove probleme, pogotovu kada se analogni podaci prebacuju u digitalnu formu. Ali je neophodno raditi na kontroli kvaliteta.

Social entrepreneur ad

Preduzetništvo 101

Social entrepreneur ad
Reklama za “Društvenog” preduzetnika – Ed Mitchell via Flickr (CC BY-NC-SA 2.0)

Kako da privučete pažnju na svoju produkciju i ideju?

Naravno slikom obnaženog tela.

Ali da se vratimo školi o preduzetništvu. U prethodnim člancima su obrađena dešavanja na Preduzetničkom satu tokom marta 2011.godine.

Uvod, pripremne radnje, prvi utisci, razrada kao i završni događaji.

Tokom marta dešavale su se svakojake situacije nevezane za preduzetnički sat ali su imale izrazitu dozu forsiranja preduzetničke kulture.

U okruženju u kome je prosečna plata u privatnom sektoru manja od one u državnim ustanovama – ideja preduzetništva se čini suluda.

Zašto onda ljudi žele da budu preduzetnici?

U pitanju je virus vere o držanju sudbine u svojim rukama.

Čitavu filozofiju koju bih mogao da ispričam na nekoliko stranica ali ne bi bilo efekta.

Držati sudbinu u svojim rukama

Ma koliko ova ideja/virus bila krhka – kako preduzetnik kada počne da radi postaje kao stabljika na udaru vetra državnih organa željnih finansiranja  iz poslovanja preduzetnika – i dalje nosi u sebi tu ljudsku potrebu kontrole svog života.

Kako biti uspešan preduzetnik?

Brzo i efikasno realizovati ideje pre nego što stigne konkurencija. Biti samoodrživ bez nerealnih opterećenja kredita kojima mnogi pribegavaju kada ne mogu da realizuju osnovnu stavku poslovanja – plate.

Kako ostati uspešan preduzetnik?

Širite poslovanje na različite grane, zasnovano na realnim osnovama i profitabilnosti.

Kako ostati zdrav i prav?

Preduzetnik je sam sebi kriv za sve uspehe i neuspehe. Nema izvlačenja na ostale.

Toliko za prvi čas.

Opterećen kontrolom – lekcija iz poslovne škole (21)

Organization Day - IMCOM-Korea Region - 17 October 2008
Organizacioni dan – U.S. Army Korea via Flickr (CC BY-NC-ND 2.0)

Za sve preduzetnike ili one koji razmišljaju o preduzetništvu (eng. entrepreneurship) bitan korak u poslovanju je: šta uraditi onda kada posao prevaziđe okvire par ljudi?

Jednostavno, posao se širi i traži veću organizaciju; šta dalje?

Da li ćete angažovati osobu koja će raditi unutar firme računovodstvo, fakturisanje, prodaju, marketing, novi servis? Ovo su sve pitanja koja zahtevaju procenu troškova naspram dobiti ali i jedne, možda bitnije stvari…

Da li ste spremni da prenesete kontrolu na nekoga drugog? Koliko ste spremni da verujete zaposlenima?

Ako želite da kontrolišete sve elemente posla, prijatno vam bilo. Izdržaćete neko vreme i polako se raspadati. Pružite drugima da se razvijaju i nauče nove stvari – prijatno ćete se iznenaditi.

Ćup od perlica, umetnički detalj - cobalt123 via Flickr (CC BY-NC-SA 2.0)

Đavo je u detaljima

Beaded Pot, Intricate Artisan Detail
Ćup od perlica, umetnički detalj – cobalt123 via Flickr (CC BY-NC-SA 2.0)

Kažu da je đavo u detaljima. Ja tvrdim da ne postoji izgovor za ne trošenje vremena u proveri svih detalja bilo kakvog posla ili akcije. Kroz mnogobrojne projekte jedna stvar se nameće a to je organizacija posla, delegiranje akcija i kontrola do iznemoglosti. I u velikom broju slučajeva koristi se samo glava tj pamćenje. Da li treba spomenuti da to nije dobro?

Ma koliko se borili protiv toga, jedan dan moraš sesti i napisati ono što znaš, sve ono čime podsvesno sebe šibaš kroz svaki projekat, sve ono što čini kvalitetan posao naplativim i isplativim.

Na kraju se svede na listu koja stane na par A4 strana.

Svaka vrsta projekta jednostavno ima zakonitosti i opcije koje mogu ali i ne moraju da se dese.

Šta se može izmeriti time se može i rukovoditi (eng. What gets measured, gets managed). – Piter Druker

Svakako se dodaju nove mogućnosti, opcije, testiranja a sve u cilju boljeg kvaliteta koji se na kraju dana naplaćuje.

Naravno, definisanje koraka i neke vrste spiska (eng. checklist ili playlist) povećava se redundantnost. Zamislite novog zaposlenog i kako da ga uvedete u posao od starta? Playlista je jedini način da krenu od starta sa 100%.

Famozni suncobrani

Poradite na komunikaciji (opšti menadžment)

Za odličan menadžment potrebno da budete kompetentni sa stavom

Veliki problem u kojem se možete naći u komunikaciji sa strancima je broj zahteva koje možete dobiti i koji mogu izgledati nerazumni.

Na primer:

„Potrebno mi su mi suncobrani na svakom uređaju koji se nalazi na atletskoj stazi jer je temperatura prevelika i ljudi koji rade ne mogu da izdrže 39 stepeni u hladu“.

DSCN5863
Famozni suncobrani

Blagom analizom zahteva možemo ustanoviti da je zahtev krajnje realan ali da zahteva pokretanje mašinerije koja uključuje organizatora, magacionera, ljude za transport i nameštanje kao i u slučaju da suncobrani nisu predviđeni, niti kupljeni, nekoga ko će problem rešiti van stadiona koji vi ne možete da napustite. Prvi odgovor koji možete dati u slučaju da niste imali iskustva u komunikaciji je sledeći:

Rešićemo to“ –  što neće suviše obradovati stranca, ili „Ne znam“ – što će apsolutno uplašiti vaš kontakt i naterati ga na plač i očaj. Ovi odgovori ne trebaju da budu na vašoj listi.

Zamislite sledeći odgovor kojim ćete zacementirati poverenje stranca u vas i vaše sposobnosti zena:

„Trebaju vam suncobrani. U ovom trenutku ne mogu da vam dam informaciju kada će biti postavljeni ali vreme do postavke ne bi trebalo da pređe više od 45 minuta. Da li ljudi mogu da izdrže sledećih pola sata, a ja ću vam dati potvrdu o vremenu postavljanja za 15 minuta“.

Na ovaj način ste pomerili eventualno vreme donošenja loših vesti za 15 minuta i dali sebi prostor za razmislite i kontaktirate ljude iz raznih službi koje ste upoznali u pripremama, kako bi došli do informacije.

photo finish room
Stranci sa ozbiljnom opremom

Ono što je zaista najbitnije je da prikažete sposobnost kontrole situacije. Možda i ne znate odgovore na sva pitanja ali znate koga da pitate i iskomunicirate na pravi način.

Bitan element dalje komunikacije nikako ne sme da bude panika i nerviranje. Komunikacija sa elementima panike i nerviranja može da bude kontraproduktivno, da vam reši problem prvi i/ili drugi put ali će treći put da stvori barijeru u daljem razgovoru i revolt na drugoj strani.

Pitanje tipa:

„Obezbedite mi suncobrane kako znate i umete“

– je apsolutno nepoželjno. Pokazujete paniku (obezbedite), drčnost (kako znate i umete), nepreciznost (koji broj suncobrana i gde?) i šaljete poruku trupama da ne znate da rukovodite. Na duži rok će vam se obiti o glavu. U slučaju da je one-time-shot posao, može da vas bude briga kako ćete funkcionionisati sa ljudima sa druge strane – budite glavni revolveraš u kraju tog dana. U svakom drugom, neko će ili želeti da radi sa vama ili ne. Generalno biti đubre od čoveka je poželjno u „nekim“ situacijama. U stvari, biti đubre može se shvatiti na različite načine. Sve zavisi od toga sa kim razgovarate.

IMG_0403
Ekipa koja rešava probleme!

Komunikacija sa ekipom koja vam pruža podršku bi mogla da izgleda ovako, pogotovu u slučaju da sa druge strane imate ekipu koja nije profesionalna već polu amaterska (komunikacija sa profesionalcima izgleda apsolutno drugačije i ima elemente komunikacije u vojsci ili prijemnog odeljenja urgentnog centra sa puno doktora):

Potrebna mi je informacija o tome da li postoje pripremljeni suncobrani u magacinu ili ne. U slučaju da nisu spremni ili ne postoje, potrebna mi je informacija ko može da ih obezbedi i u kom vremenskom periodu.

Vreme sa kojim ste se zadužili (15 minuta) teče, i informacija koja vam treba bi već trebala da teče kroz razne kanale. Ono što je neophodno u ovom trenutku koristiti je praćenje (eng. follow-up). Praćenje označava proces kontrole događaja. Kontrola treba da bude postojana i sa stavom. To konkretno znači sledeće:

„Molim vas, da li ste pronašli osobu koja može da mi odgovori na pitanje?“

[ad#ad-2] Ovakva komunikacija sa osobljem za podršku treba da bude postojana i na svaka 2 minuta (može i kraće u slučaju da želite da pokažete staložen i nepopustljiv pritisak). Englezi to zovu follow-up, mi to zovemo periodična provera iliti šikaniranje. Tj tako može biti shvaćeno. Ne zaboravite sve zavisi sa koje strane žice ili ograde se nalazite.

Posle kontrolisanog pritiska, pronađen je kontakt koji može da reši problem i obezbedi suncobrane za 1 sat.

U ovom koraku je neophodno iskoristiti veštinu kontrolisanog/kanalisanog mentalnog naprezanja koji nastaje nakon 14 minuta i 30 sekundi od razgovora sa glavnim strancem.

Zbog celokupne organizacije i zatvorenih kanala za transport, moći ćemo da razmestimo sve suncobrane na tražene pozicije u roku od 50 minuta.

U čemu se sastoji, sastavljanje ovakve rečenice i komunikacija na ovaj način?

  1. Povratna informacija stiže na vreme
  2. Okolnosti zahtevaju da se postavljanje odloži van okvira koji su postavljeni (45 minuta od zahteva)
  3. Postavljeni rokovi su zbog pojačane urgentnosti kako bi lokalni organizator reagovao ASAP (as soon as possible)
  4. Najbitnije je – završiti posao
  5. Ograničiti razgovor sa zatvorenim rečenicama

Bonus

Ako vam zaista postave pitanja tipa:

Pri našim angažovanjima, organizator nam pored ishrane obezbeđuje i piće (sode).

Napomena: soda pića (Koka kola, Fanta, Šveps, Sprajt…) obično su besplatni u organizacijama.

Jednostavan odgovor je:

Nažalost, lokalni običaj je da se pored obroka obezbeđuje voda ali ne i sode. Videću šta možemo da dogovorimo sa organizatorom.

Ovo je mali zahtev, koji pokušavaju da vam proslede i stave na ramena. Ovakve stvari ne treba da vas se tiču i vi ne trebate da budete ortak sa plaćenim strancima. Vaš posao je da se postarate da posao bude urađen na uzajamno zadovoljstvo. Vi pružate podršku, komunikaciju, objašnjenje pravila ponašanja i rada, i bivate neka vrsta harmonizatora odnosa. Da ne kažem – kučka koja rešava stvari.

Sve preko toga spada u druženje. To postoji van ozbiljnih organizacija. Za vreme posla samo može da smeta. I oni su toga svesni, ali i dalje će pokušavati da neke stvari niskog prioriteta prebace na, moguće, neiskusne ljude.

Čuvajte se i budite nepopustljivi.
[ad#ad-1]