Poslednjih meseci, u cilju jednostavnije logistike pomeranja papira, „teramo“ klijente da koriste elektronski potpis i potpišu ugovor koji je sačinjen na računaru. Malo je reći da je proces problematičan. Na kraju se svodi na štampanje ugovora, pečat plus fizički potpis, kurir ili lična dostava. Hajde da olakšamo život i smanjimo troškove (u vremenu i novcu).
Primer: elektronski potpis u digitalnom dokumentu – ugovor
Od 2016te svi pravni subjekti u Republici Srbiji komuniciraju sa Poreskom upravom putem elektronskih servisa. Jednostavno ne postoji drugi način. Ako želite da isplatite plate, prijavite PDV ili na bilo koji način pristupite vašim podacima (ili vaše knjigovođe) morate imati elektronski potpis.
Gde stoji i kako se koristi elektronski potpis
Elektronski potpis (ili digitalni sertifikat) koji stoji kod ovlašćene osobe (obično računovođa ili šef finansija) se koristi u trenucima koji su opisani gore. U pitanju je ili USB memorija koja sadrži sertifikat ili kartica koja se utakne u čitač kartica i u koraku autentikacije sa elektronskim servisom državne uprave (npr Poreska uprava) potvrđuje vaš (tj identitet ovlašćene osobe). Da bi se elektronski potpis upotrebio potreban je i PIN (šifra za otključavanje i korišćenje e-potpisa).
Drugim rečima e-potpis (fajl na USBu ili parče informacije na kartici) u kombinaciji sa PINom verifikuje ovlašćenu osobu. Tako Poreska uprava ili E-Uprava zna da ste to baš vi.
Kako podesiti računar da radi sa čitačem ili verzijom operativnog sistema prevazilazi okvir ovog članka (ali ako imate potrebe za egzotikom Mac-a pročitajte ovde).
Da li ste vi baš vi?
Takođe – svako ko dobije elektronski potpisan dokument od vas zna da ste živa i zdrava pravna osoba (čak i fizička). Drugim rečima – teoretski gomila papira koji potvrđuju vaš pravni status, postojanje firme, status ovlašćenog lica i sl – prestaju da budu relevantni.
Elektronski dokument (ugovor) i elektronski potpis
Dokument nastao na računaru (ugovor, račun/faktura, štagod) potpisani elektronski su zakonski valjani i niko ne može da ih ospori. Drugim rečima svako može da ih prihvati.
Onda kada je računar sa kojim komunicirate (virtuelna mašina, računar, štagod) sposobna da potvrdi vaš identitet korišćenjem sertifikata i PINa, prijemom ugovora koji je elektronski potpisan i vi možete da potpišete sa svoje strane i nakon toga razmenite dokumente sa ugovornim stranama.
To nikada neće funkcionisati! – čest komentar u narodu i privredi
Ah, Jeremije i neverne Tome… To već itekako funkcioniše. U građevinskoj praksi Republike Srbije se koriste elektronski potpisi, primer iz Crne Gore i inženjerske komore kako se potpisuju dokumenti.
Ah ti ljudi…
Umesto da pri prijemu dokumenta (ugovor) koji ima elektronski potpis, pitate sramežljivo direktora/finansijskog direktora/računovodstvo – „da li ovo može?“ pribojavajući se odgovora „mi to nemamo“ ili „papir/pečat/potpis i mir u svetu“ znajte da je svaka kompanija tj pravno lice osposobljeno da elektronski potpiše ugovor.
Sve što je potrebno je da ovlašćena osoba (koja inače i potpisuje ugovore)
- otvori poslati ugovor u Acrobat Reader-u,
- izabere opciju potpisivanja sertifikatom,
- pronađe mesto gde se potpisuje i obeleži ga,
- unese svoj PIN kojim potvrđuje identitet,
- zaključa dokument od daljeg menjanja
- snimi ga
- i dobije pravno valjani dokument
- koji se zatim šalje emailom drugoj strani.
Uštede
Ovakvim procesom smo uštedeli minimum 300 dinara i minimum 2 dana šetanja papira kurirskim službama ili poštom.
Pojednostavljujte procese i štedite vreme svih učesnika u poslovanju. Bavićemo se pravim stvarima umesto pomeranjem papira, plaćajući nešto što ne treba da plaćamo samo ako se potrudimo.