Poslednjih meseci, u cilju jednostavnije logistike pomeranja papira, „teramo“ klijente da koriste elektronski potpis i potpišu ugovor koji je sačinjen na računaru. Malo je reći da je proces problematičan. Na kraju se svodi na štampanje ugovora, pečat plus fizički potpis, kurir ili lična dostava. Hajde da olakšamo život i smanjimo troškove (u vremenu i novcu).
Od 2016te svi pravni subjekti u Republici Srbiji komuniciraju sa Poreskom upravom putem elektronskih servisa. Jednostavno ne postoji drugi način. Ako želite da isplatite plate, prijavite PDV ili na bilo koji način pristupite vašim podacima (ili vaše knjigovođe) morate imati elektronski potpis.
Gde stoji i kako se koristi elektronski potpis
Elektronski potpis (ili digitalni sertifikat) koji stoji kod ovlašćene osobe (obično računovođa ili šef finansija) se koristi u trenucima koji su opisani gore. U pitanju je ili USB memorija koja sadrži sertifikat ili kartica koja se utakne u čitač kartica i u koraku autentikacije sa elektronskim servisom državne uprave (npr Poreska uprava) potvrđuje vaš (tj identitet ovlašćene osobe). Da bi se elektronski potpis upotrebio potreban je i PIN (šifra za otključavanje i korišćenje e-potpisa).
Drugim rečima e-potpis (fajl na USBu ili parče informacije na kartici) u kombinaciji sa PINom verifikuje ovlašćenu osobu. Tako Poreska uprava ili E-Uprava zna da ste to baš vi.
Kako podesiti računar da radi sa čitačem ili verzijom operativnog sistema prevazilazi okvir ovog članka (ali ako imate potrebe za egzotikom Mac-a pročitajte ovde).
Da li ste vi baš vi?
Takođe – svako ko dobije elektronski potpisan dokument od vas zna da ste živa i zdrava pravna osoba (čak i fizička). Drugim rečima – teoretski gomila papira koji potvrđuju vaš pravni status, postojanje firme, status ovlašćenog lica i sl – prestaju da budu relevantni.
Elektronski dokument (ugovor) i elektronski potpis
Dokument nastao na računaru (ugovor, račun/faktura, štagod) potpisani elektronski su zakonski valjani i niko ne može da ih ospori. Drugim rečima svako može da ih prihvati.
Onda kada je računar sa kojim komunicirate (virtuelna mašina, računar, štagod) sposobna da potvrdi vaš identitet korišćenjem sertifikata i PINa, prijemom ugovora koji je elektronski potpisan i vi možete da potpišete sa svoje strane i nakon toga razmenite dokumente sa ugovornim stranama.
To nikada neće funkcionisati! – čest komentar u narodu i privredi
Ah, Jeremije i neverne Tome… To već itekako funkcioniše. U građevinskoj praksi Republike Srbije se koriste elektronski potpisi, primer iz Crne Gore i inženjerske komore kako se potpisuju dokumenti.
Ah ti ljudi…
Umesto da pri prijemu dokumenta (ugovor) koji ima elektronski potpis, pitate sramežljivo direktora/finansijskog direktora/računovodstvo – „da li ovo može?“ pribojavajući se odgovora „mi to nemamo“ ili „papir/pečat/potpis i mir u svetu“ znajte da je svaka kompanija tj pravno lice osposobljeno da elektronski potpiše ugovor.
Sve što je potrebno je da ovlašćena osoba (koja inače i potpisuje ugovore)
- otvori poslati ugovor u Acrobat Reader-u,
- izabere opciju potpisivanja sertifikatom,
- pronađe mesto gde se potpisuje i obeleži ga,
- unese svoj PIN kojim potvrđuje identitet,
- zaključa dokument od daljeg menjanja
- snimi ga
- i dobije pravno valjani dokument
- koji se zatim šalje emailom drugoj strani.
Uštede
Ovakvim procesom smo uštedeli minimum 300 dinara i minimum 2 dana šetanja papira kurirskim službama ili poštom.
Pojednostavljujte procese i štedite vreme svih učesnika u poslovanju. Bavićemo se pravim stvarima umesto pomeranjem papira, plaćajući nešto što ne treba da plaćamo samo ako se potrudimo.
Odličan text! Izuzetno korisni saveti kao i uvek. Hvala vam puno.
Ovde postoji solidan problem kod višestrukih potpisa istog dokumenta.
Naime, kada se uradi verifikacija tako potpisanog dokumenta, prethodni potpis će se pokazati kao problematičan (jer je novi, poslednji potpis promenio file envelope).
Iako će većina službi prihvatiti ovako potpisan dokument, dosledno je reći da problem postoji.
Rešenje naravno postoji, ali zahteva komercijalnu verziju Acrobat Reader-a; svodi se na uvođenje polja za potpis, zatim sertifikaciju dokumenta svih sem poslednjeg potpisnika i na kraju potpis i zaključavanje od poslednjeg potpisnika:
https://support.globalsign.com/customer/en/portal/articles/2369305-multiple-signatures—adobe-acrobat-xi
Naravno, više bi me nego radovalo neko rešenje koje ne uključuje komercijalni softver, ali ga do sada nisam našao.
Pozdrav,
Dejan
Sve je tačno. Stim da mislim da je potrebno i da definišemo standardne. Ne da ih spustimo niže i da prihvatamo bilo šta, već da pokušamo da budemo praktični.
Čak ni native Apple-ov PDF pregledač (Preview) ne ume da barata sa sertifikatima ali može da pročita potpisan dokument (sa određenim problemima).
Potpisivanje ugovora koje sam imao sa američkim kljentima je bio krajnje jednostavan i podrazumevao je da postoji mesto kao što je centralni registar kroz koji se puštaju dokumenti koje obe strane (ili više strana) dobijaju na email. Odlaskom na web sajt identifikujete se sa svojom pozivnicom i ukucavanjem imena i prezimena. Postavlja se vremenski žig i dokumenti šalju svim stranama. Apsolutno validan dokument koji potvrđuje odnose.
Sistem koji imamo na raspolaganju i programi koje koristimo bi trebali da upotrebljavamo praktično.
Adobe Lifecycle je davnih dana imao razrađen tok/procese za svaku vrstu organizacije i dokumenti koji bi proizišli bi bili takvi da mogu da komuniciraju sa stanovništvom ili privrednim subjektima sa digitalnim potpisima.
Ako pronađemo način 🙂 hajde da delimo.
Moj cilj je da pojednostavimo ono što se očigledno može pojednostaviti i da što više ljudi shvati kako sistem može da pomogne i olakša život firme. Problemi postoje (iz komentara na Twitteru g-dina Peđe Supurovića) – o instalaciji sertifikata i kvalitetu istih plus problematičnih implementacija Java appleta i sl. Da – to su problemi i naš zadatak je da teramo tu istu upravu da isporuči (ili njihovi podizvođači) kvalitetniji kod, jednostavniji proces i univerzalnu upotrebu.
Hvala.
Super sajt, hteo bih samo da dodam da nikako ne treba uzimati elektronski potpis kod privredne komore Srbije, jer jednostavno ne radi. Posedujem upravo njihov sertifikat i sajtu CROSO.RS ne mogu da pristupim, tehnička podrška je praktično nepostojeća, nude rešenja koja nisu adekvatna i ne rešavaju problem…sva komunikacija ide preko emaila, na računar korisnika neće da se konektuju i neće da pričaju telefonom….bežite od sertifikata koje izdaje privredna komora Srbije