Konta – George Redgrave via Flickr (CC BY-ND 2.0)
Prvo pitanje je kako pronaći računovođu ili agenciju a drugo kako prepoznati probleme koji mogu nastati sa istim.
Uzmite u obzir da bi ovo mogla biti druga strana novčića ili sa druge ogledala računovodstva.
Kako može da izgleda loš računovođa?
Knjiženja
Ako ne razume vaš biznis, knjižiće stvari na konta za koja misli da su najbolja za vas. Veoma je bitno da još na početku objasnite svoj posao, slušate pitanja i odgovarate na njih što tačnije objašanjavajući svrhu postojanja vaše firme, usluge ili proizvode koje prodajete. Konsekvenca lošeg knjiženja može da bude nepostojeća dobit ili profit, pogrešno registrovani novci na pogrešnom mestu koji vas mogu koštati zdravog biznisa. Ako primetite avanse u kontima a ne primate ih – to je prvi znak da nešto nije kako treba.
Ako se desi inspekcija koja pronađe probleme ili neplaćene stvari – odgovorni ste vi a ne računovođe. Svakako ih možete tužiti i isti se mogu oprati time da nemaju napismenu računovodstvenu politiku sa vaše strane (i svakako je nemate) tako da ste u problemu.
Plaćanja
Ako predate računovođama kontrolu nad plaćanjima sebi otvarate rupu za zloupotrebe. Ne mora da znači da će je iskoristiti ali je neophodno i praktično napraviti ograničenja kada su u pitanju plaćanja koje računovođe mogu da urade za vas.
Uvek imate opciju dvojnog potpisa u banci. To praktično znači da računovođa može da pripremi naloge sa svojim sertifikatom/tokenom a da vi ili neko od vaših zaposlenih potvrdi ta plaćanja. Time možete otkloniti svaku mogućnost zloupotrebe. Doduše, kada postoji želja postoji i način kako se ovo može prevazići ali je bitno zatvoriti sve rupe. Preventiva i blaga doza paranoje.
Pokvarene knjigovođe
Pokvarene knjigovođe mogu registrovati račune njima poznatih firmi, napraviti naloge i u slučaju da imate veliki obim poslovanja – nemate vremena da prođete kroz sve račune. Sistem mora da bude takav da postoji kontrola, makar na mesečnom nivou. Ako se primeti dobavljač koji ne postoji u listi dobavljača – to ume da bude prvi znak.
Napravite proces registracije dobavljača (kao i klijeta) i podelite ga na dva dela. Nabavka i prodaja unose ova pravna lica – nikako finansije.
Onda kada promenite računovođe
Doći će i taj dan kada ćete promeniti računovođe. Iz mnogo razloga – osećate da možete dobiti više na drugom mestu, preskupi su, ne skaliraju posao srazmerno vašem itd.
Neka novo računovodstvo prođe kroz sva konta i detektuje sve čudne stvari. Sigurno će pronaći nešto. Bitno je da pronađu što pre kako vam se ne bi obilo o glavu kasnije.
Vi ne morate znati sve o računovodstvu (nekada ne morate znati ništa) ali morate posvetiti vremena i tom segmentu.
Menjajte računovodstvo posle završnih računa i staro obavežite da završi sve stavke koje imaju veze sa vremenom kada su bili angažovani.
Efikasnost
Cifre koje računovođe trebaju da vam isporuče – koje će vam biti neophodne kako biste razumeli zdravlje kompanije – moraju biti brzo na raspolaganju. Nema odlaganja. Ako računovođe rade sve na vreme, u sistemu (kakav god koristili) postoji sve.
Ako ste definisali unapred šta želite da imate kao parametre – dobar računovođa će imati izveštaje tj cifre koje vas interesuju.
Ukoliko ne može da obezbedi dovoljno brzo – ili je ne efikasan ili ne ume dovoljno brzo da prepakuje podatke. Svakako pre svega morate imati jasno definisane zahteve i pravila igre, koja, ukoliko nemože dovoljno brzo da isporuči zahteva razgovor i menjanje procesa.